Medewerkers van Schoolinkoop zijn onderverdeeld in vier functies: inkoop, relatiebeheer, communicatie en administratie.
Bij iedere nieuwe aanbesteding wordt door Schoolinkoop een werkgroep aangesteld. De werkgroep bestaat uit een vertegenwoordiging van de verschillende deelnemende schoolbesturen. De rol van de werkgroep is het verwoorden van de wensen en behoeften van de deelnemende scholen. De werkgroep wordt begeleid door een projectleider van Schoolinkoop.
Schoolinkoop is een handelsnaam van Inkoopcollectieven B.V. en voert voor haar leden aanbestedingen en het contract- en leveranciersmanagement uit. De naam Schoolinkoop is de naam voor het inkoopcollectief voor facilitaire producten voor scholen en schoolbesturen.
De rol van de projectgroep Schoolinkoop is het verwoorden van de wensen en behoefte vanuit de deelnemende scholen als input voor de aanbestedingsdocumenten.
Het drempelbedrag voor het Europees aanbesteden van diensten (zoals afvalverwerking) en leveringen (zoals kantoorartikelen) is €215.000,- exclusief btw gerekend over vier jaar. Voor het gemak kun je stellen dat als je zo’n €50.000,- per jaar uitgeeft aan een bepaald product of een bepaalde dienst, je hiervoor mogelijk aanbestedingsplichtig bent en het de moeite waard is om hier eens goed naar te kijken. Twijfel je? Neem dan contact met ons op!
Een vertegenwoordiging van enkele grote en kleine scholen neemt deel in de werkgroep. Deze houdt zich onder andere bezig met het specificeren van de inkoopbehoeften. Dit wordt vervolgens vertaald in de aanbestedingsdocumenten.
Ook met een nog lopende overeenkomst kun je je inschrijven voor deelname aan een aanbesteding. Daarbij geef je aan wanneer je huidige overeenkomst afloopt. Schoolinkoop neemt deze scholen vervolgens als ‘’uitzondering’’ mee in de aanbesteding. Op het moment dat het “oude” contract van de school afloopt, kan de school gebruik maken van de raamovereenkomst die we tegen die tijd afgesloten hebben met de nieuwe leverancier.
Als je niet aanbestedingsplichtig bent voor een bepaald product of een bepaalde dienst, dan is het mogelijk om na de aanbesteding alsnog bij het collectief voor het betreffende product of de betreffende dienst aan te sluiten.
Meedoen aan de collectieve aanbesteding levert een groot prijs- en kwaliteitsvoordeel op bij de inkoop van producten. Ook als niet aanbestedingsplichtige partij kun je hier gebruik van maken.
Ook als je weinig bestelt of de uitgaven niet zo hoog zijn kun je profiteren van alle voordelen van Schoolinkoop. Denk hierbij o.a. aan de hoge kortingen, excellente dienstverlening door de leverancier en het uitvoeren van het contractmanagement door Schoolinkoop.
Totaalleveranciers zijn vaak gericht op gebruiksgemak. Het is erg handig om bijna al je producten binnen één webshop te bestellen. Vaak zie je echter dat producten zoals kantoorartikelen veel goedkoper aangeboden kunnen worden door een specialistische leverancier.
Er worden daarnaast grote prijsvoordelen behaald bij de uitvoering van de aanbesteding. Tevens creëert deelname aan de aanbesteding meer marktwerking omdat niet alles bij een totaalleverancier wordt afgenomen.
Ook in de aangegeven situatie is het vaak voordeliger om via Schoolinkoop in te kopen. De indirecte kosten zijn namelijk vaak hoger als er per aankoop gekocht wordt bij een andere leverancier, ook al heeft deze op dat moment een aanbieding. Denk bijvoorbeeld aan de tijd die personeel kwijt is bij het kopen/halen van de producten, de declaratie en verwerking van losse bonnetjes, de facturatie en administratie. De verwerking van één factuur/bon kost namelijk gemiddeld € 40,-.
Voor individuele scholen en schoolbesturen zijn er geen inschrijvings- of aanbestedingskosten.
De kosten voor de uitvoering van de aanbesteding en het contractmanagement worden verrekend in opslagpercentages bij de leverancier. De opslagpercentages worden, nadat de aanbesteding is doorlopen en de leverancier is gecontracteerd, per productcategorie bepaald.
Het opslagpercentage wordt bepaald door Schoolinkoop a.d.h.v. de ruimte die er is per productgroep, de omvang van de aanbesteding en de prijsvorming van de pakketten. Hierbij is de doelstelling dat we een balans vinden tussen de kosten die Schoolinkoop maakt voor de uitvoering van de aanbesteding en het beheren van het contract en het prijsvoordeel dat de deelnemende scholen willen behalen. Het is de bedoeling dat deelnemende scholen er, inclusief het opslagpercentage, altijd financieel op vooruit gaan.
Er is sprake van een overkoepelend contract (raamovereenkomst) waarin de kernafspraken zijn vastgelegd die in de aanbesteding zijn afgesproken, zoals het assortiment, de prijzen, leveringscondities etc.
Naast een overkoepelend contract wordt er een individuele overeenkomst (nadere overeenkomst) afgesloten tussen de individuele school en de gecontracteerde leverancier. Hierin worden zaken als leveradressen, bezoekfrequentie, facturatie en eventuele specifieke wensen hieromtrent vastgelegd.
Het is voor individuele scholen of schoolbesturen niet mogelijk de overeenkomst tussentijds aan te passen of te beëindigen, tenzij er sprake is van wanprestatie door de leverancier.