Er is een stuurgroep Schoolinkoop aangesteld. De Stuurgroep Schoolinkoop is de vertegenwoordiging van het samenwerkingsverband van Verus, VBS, LVGS, VGS, VOS/ABB, ISBO en Schoolinkoop. Deze zorgt voor de inkoop en het contracteren van leveranciers voor de levering van facilitaire producten waaronder Kantoorartikelen. De stuurgroep Schoolinkoop neemt als gevolmachtigde partij besluiten namens de aanbestedende dienst.

Tevens is er een projectgroep Schoolinkoop aangesteld. De projectgroep Schoolinkoop bestaat uit een vertegenwoordiging van de verschillende leden van  de profielorganisaties en optioneel een afvaardiging van de profielorganisaties. Deze is belast met de ondersteuning van Schoolinkoop. De rol van de projectgroep Schoolinkoop is het verwoorden van de wensen en behoeften van de deelnemende scholen. De projectgroep Schoolinkoop wordt  begeleid door een projectleider van Schoolinkoop die rapporteert aan de stuurgroep Schoolinkoop.

Schoolinkoop is een handelsnaam van Inkoopcollectieven B.V. en voert voor de leden van de profielorganisaties de aanbesteding en het contract- en leveranciersmanagement uit. De naam Schoolinkoop is de naam voor het inkoopcollectief voor facilitaire producten voor scholen en schoolbesturen.

De profielorganisaties behartigen de belangen van alle deelnemende scholen.

De rol van de projectgroep Schoolinkoop is het verwoorden van de wensen en behoefte vanuit de deelnemende scholen als input voor de aanbestedingsdocumenten.

Het drempelbedrag voor het Europees aanbesteden van diensten (zoals afvalverwerking) en leveringen (zoals kantoorartikelen) is €214.000,- gerekend over vier jaar. Voor het gemak kun je stellen dat als je zo’n €50.000,- per jaar uitgeeft aan een bepaald product of een bepaalde dienst, je mogelijk aanbestedingsplichtig bent en het de moeite waard is om hier eens goed naar te kijken.

Een vertegenwoordiging van enkele grote en kleine scholen neemt deel in de projectgroep Schoolinkoop. Deze houdt zich onder andere bezig met het specificeren van de inkoopbehoeften. Dit wordt vervolgens vertaald in de aanbestedingsdocumenten.

Ook met een nog lopende overeenkomst kun je je inschrijven voor deelname aan een aanbesteding. Daarbij geef je aan wanneer je huidige overeenkomst afloopt. Schoolinkoop neemt deze scholen vervolgens als ‘’uitzondering’’ mee in de aanbesteding. Op het moment dat het “oude” contract van de school afloopt, kan de school gebruik maken van de raamovereenkomst die we tegen die tijd afgesloten hebben met de nieuwe leverancier.

Meedoen aan de collectieve aanbesteding levert een groot prijsvoordeel op bij de inkoop van producten. Ook als niet aanbestedingsplichtige partij kun je hier gebruik van maken.

Ook als je weinig bestelt of de uitgaven niet zo hoog zijn kun je profiteren van alle voordelen van Schoolinkoop. Denk hierbij o.a. aan de hoge kortingen, excellente dienstverlening door de leverancier en het uitvoeren van het contractmanagement door Schoolinkoop.

Er worden grote prijsvoordelen behaald bij de uitvoering van de aanbesteding, Schoolinkoop zorgt voor de uitvoering van de aanbesteding en voert het contractmanagement uit. Tevens creëert deelname aan de aanbesteding meer marktwerking omdat niet alles bij een totaalleverancier wordt afgenomen.

Ook in de aangegeven situatie is het vaak voordeliger om via Schoolinkoop in te kopen. De indirecte kosten zijn namelijk vaak hoger als er per aankoop gekocht wordt bij een andere leverancier, ook al heeft deze op dat moment een aanbieding. Denk bijvoorbeeld aan de tijd die personeel kwijt is bij het kopen/halen van de producten, de declaratie en verwerking van losse bonnetjes, de facturatie en administratie. De verwerking van één factuur/bon kost namelijk gemiddeld € 40,-.

Voor individuele scholen en schoolbesturen zijn er geen inschrijvings- of aanbestedingskosten.

De kosten voor de uitvoering van de aanbesteding en het contractmanagement worden verrekend in opslagpercentages bij de leverancier. De opslagpercentages worden, nadat de aanbesteding is doorlopen en de leverancier is gecontracteerd, per productcategorie bepaald.

De fee wordt bepaald door de stuurgroep Schoolinkoop (bestaande uit een vertegenwoordiging van de profielorganisaties) a.d.h.v. de ruimte die er is per productgroep, de omvang van de aanbesteding en de prijsvorming van de pakketten. Hierbij is de doelstelling dat we een balans vinden tussen de kosten die Schoolinkoop maakt voor de uitvoering van de aanbesteding en het beheren van het contract en het prijsvoordeel dat de deelnemende scholen willen behalen.

Er is sprake van een overkoepelend contract (raamovereenkomst) waarin de kernafspraken zijn vastgelegd die in de aanbesteding zijn afgesproken, zoals het assortiment, de prijzen, leveringscondities etc.

Naast een overkoepelend contract wordt er een individuele overeenkomst (nadere overeenkomst) afgesloten tussen de individuele school en de gecontracteerde leverancier. Hierin worden zaken als leveradressen, bezoekfrequentie, facturatie en eventuele specifieke wensen hieromtrent vastgelegd.

Het is voor individuele scholen of schoolbesturen niet mogelijk de overeenkomst tussentijds aan te passen of te beëindigen, tenzij er sprake is van wanprestatie door de leverancier.

De projectgroep Schoolinkoop verwoordt de wensen en behoeften van de deelnemende scholen als input voor de aanbestedingsdocumenten. Dit wordt o.a. bepaald door de in het verleden (meest) afgenomen producten. Mis je iets in het assortiment? Laat het dan aan ons weten!

Naast het kernassortiment kunnen deelnemers ook gebruik maken van het catalogusassortiment (overige assortiment) van de gecontracteerde leverancier. Ook hierop gelden hoge kortingspercentages.

Bij inschrijving voor deelname aan een aanbesteding kun je vermelden voor welke producten je al een overeenkomst hebt. Deze “uitzondering” wordt vervolgens opgenomen in de aanbesteding.