FAQ

FAQ

Veel gestelde vragen (FAQ)

1. Hoe ziet de organisatie van Schoolinkoop eruit?
2. Wat is de rol van Schoolinkoop?
3. Wat is de rol van de profielorganisaties?
4. Wat is de rol van de scholen in de projectgroep?
5. Wat zijn de drempelbedragen voor Europese aanbestedingen?
6. Hoe bereken ik of ik aanbestedingsplichtig ben?
7. Hoe wordt rekening gehouden met mijn specifieke inkoopbehoeften?
8. Kan ik wel deelnemen aan de aanbesteding, of eventueel later instappen, indien ik nog een lopende overeenkomst heb?
9. Heeft meedoen aan de aanbesteding ook voordelen indien ik niet aanbestedingsplichtig ben?
10. Levert deelname aan Schoolinkoop ook voordelen op indien ik weinig bestel of mijn uitgaven aan kantoorartikelen niet zo hoog zijn?
11. Welke voordelen levert deelname aan de aanbesteding op ten opzichte van inkopen via een totaalleverancier?
12. Wat is het voordeel om toch via Schoolinkoop in te kopen indien Schoolinkoop niet de goedkoopste partij is door tijdelijke acties van andere leveranciers?
13. Zijn er kosten gemoeid met deelname aan Schoolinkoop?
14. Hoe worden de opslagpercentages bepaald?
15. Krijgen de deelnemende organisaties na het aanbestedingstraject een individueel contract of is er sprake van een overkoepelend contract?
16. Welke mogelijkheden zijn er om de overeenkomst tussentijds aan te passen of onverhoopt te beëindigen?
17. Wie bepaalt het assortiment?
18. Hoe groot is het kernassortiment?
19. Kan ik ook kantoorartikelen kopen bij de gecontracteerde leverancier indien deze niet zijn opgenomen in het kernassortiment?
20. Is het mogelijk om bepaalde producten buiten de overeenkomst te houden indien we daar reeds overeenkomsten voor hebben?
1. Hoe ziet de organisatie van Schoolinkoop eruit?

Er is een stuurgroep Schoolinkoop aangesteld. De Stuurgroep Schoolinkoop is de vertegenwoordiging van het samenwerkingsverband van Verus, VBS, LVGS, VGS, VOS/ABB, ISBO en Schoolinkoop. Deze zorgt voor de inkoop en het contracteren van leveranciers voor de levering van facilitaire producten waaronder Kantoorartikelen. De stuurgroep Schoolinkoop neemt als gevolmachtigde partij besluiten namens de aanbestedende dienst.

Tevens is er een projectgroep Schoolinkoop aangesteld. De projectgroep Schoolinkoop bestaat uit een vertegenwoordiging van de verschillende leden van  de profielorganisaties en optioneel een afvaardiging van de profielorganisaties. Deze is belast met de ondersteuning van Schoolinkoop. De rol van de projectgroep Schoolinkoop is het verwoorden van de wensen en behoeften van de deelnemende scholen. De projectgroep Schoolinkoop wordt  begeleid door een projectleider van Schoolinkoop die rapporteert aan de stuurgroep Schoolinkoop.

2. Wat is de rol van Schoolinkoop?

Schoolinkoop is een handelsnaam van Inkoopcollectieven B.V. en voert voor de leden van de profielorganisaties de aanbesteding en het contract- en leveranciersmanagement uit. De naam Schoolinkoop is de naam voor het inkoopcollectief voor facilitaire producten voor scholen en schoolbesturen.

3. Wat is de rol van de profielorganisaties?

De profielorganisaties behartigen de belangen van alle deelnemende scholen.

4. Wat is de rol van de scholen in de projectgroep?

De rol van de projectgroep Schoolinkoop is het verwoorden van de wensen en behoefte vanuit de deelnemende scholen als input voor de aanbestedingsdocumenten.

5. Wat zijn de drempelbedragen voor Europese aanbestedingen?

Voor meer informatie over de drempelbedragen kunt u terecht op de pagina Kwaliteit van de Schoolinkoop website.

6. Hoe bereken ik of ik aanbestedingsplichtig ben?

Voor meer informatie over drempelbedragen en de wijze waarop u kunt berekenen of u aanbestedingsplichtig bent, kunt u terecht op de pagina Kwaliteit van de Schoolinkoop website.

7. Hoe wordt rekening gehouden met mijn specifieke inkoopbehoeften?

Een vertegenwoordiging van enkele grote en kleine scholen neemt deel in de projectgroep Schoolinkoop. Deze houdt zich onder andere bezig met het specificeren van de inkoopbehoeften. Dit wordt vervolgens vertaald in de aanbestedingsdocumenten.

8. Kan ik wel deelnemen aan de aanbesteding, of eventueel later instappen, indien ik nog een lopende overeenkomst heb?

Ook met een nog lopende overeenkomst kunt u zich inschrijven voor deelname aan een aanbesteding. Daarbij geeft u aan wanneer uw huidige overeenkomst afloopt. Schoolinkoop neemt deze scholen vervolgens als ‘’uitzondering’’ mee in de aanbesteding. Op het moment dat het “oude” contract van de school afloopt, kan de school gebruik maken van de raamovereenkomst die we tegen die tijd afgesloten hebben met de nieuwe leverancier.

De inschrijvingstermijn voor de aanbesteding kantoorartikelen is gesloten op 29 juni 2016. Indien u interesse heeft in de collectieve inkoop van kantoorartikelen kunt u contact opnemen met Schoolinkoop.

9. Heeft meedoen aan de aanbesteding ook voordelen indien ik niet aanbestedingsplichtig ben?

Meedoen aan de collectieve aanbesteding levert een groot prijsvoordeel op bij de inkoop van producten. Ook als niet aanbestedingsplichtige partij kunt u hier gebruik van maken.

10. Levert deelname aan Schoolinkoop ook voordelen op indien ik weinig bestel of mijn uitgaven aan kantoorartikelen niet zo hoog zijn?

Ook als u weinig bestelt of de uitgaven niet zo hoog zijn kunt u profiteren van alle voordelen van Schoolinkoop. Denk hierbij o.a. aan de hoge kortingen op het kern- en catalogusassortiment, gratis levering door de leverancier en het uitvoeren van het contractmanagement door Schoolinkoop.

11. Welke voordelen levert deelname aan de aanbesteding op ten opzichte van inkopen via een totaalleverancier?

Er worden grote prijsvoordelen behaald bij de uitvoering van de aanbesteding, Schoolinkoop zorgt voor de uitvoering van de aanbesteding en voert het contractmanagement uit. Tevens creëert deelname aan de aanbesteding meer marktwerking omdat niet alles bij een totaalleverancier wordt afgenomen.

12. Wat is het voordeel om toch via Schoolinkoop in te kopen indien Schoolinkoop niet de goedkoopste partij is door tijdelijke acties van andere leveranciers?

Ook in de aangegeven situatie is het vaak voordeliger om via Schoolinkoop in te kopen. De indirecte kosten zijn namelijk vaak hoger als er per aankoop gekocht wordt bij een andere leverancier, ook al heeft deze op dat moment een aanbieding. Denk bijvoorbeeld aan de tijd dat personeel kwijt is bij het kopen/halen van de producten, de declaratie en verwerking van losse bonnetjes, de facturatie en administratie. De verwerking van één factuur/bon kost namelijk gemiddeld € 40,-.

13. Zijn er kosten gemoeid met deelname aan Schoolinkoop?

Voor individuele scholen en schoolbesturen zijn er geen inschrijvings- of aanbestedingskosten.

De kosten voor de uitvoering van de aanbesteding en het contractmanagement worden verrekend in opslagpercentages bij de leverancier. De opslagpercentages worden, nadat de aanbesteding is doorlopen en de leverancier is gecontracteerd, per productcategorie bepaald.

14. Hoe worden de opslagpercentages bepaald?

De fee wordt bepaald door de stuurgroep Schoolinkoop (bestaande uit een vertegenwoordiging van de profielorganisaties) a.d.h.v. de ruimte die er is per productgroep, de omvang van de aanbesteding en de prijsvorming van de pakketten. Hierbij is de doelstelling dat de kosten die Schoolinkoop maakt voor de uitvoering van de aanbesteding en het beheren van het contract worden gedekt.

15. Krijgen de deelnemende organisaties na het aanbestedingstraject een individueel contract of is er sprake van een overkoepelend contract?

Er is sprake van een overkoepelend contract (raamovereenkomst) waarin de kernafspraken zijn vastgelegd die in de aanbesteding zijn afgesproken, zoals het assortiment, de prijzen, leveringscondities etc.

Naast een overkoepelend contract wordt er een individuele overeenkomst (nadere overeenkomst) afgesloten tussen de individuele school en de gecontracteerde leverancier. Hierin worden zaken als leveradressen, bezoekfrequentie, facturatie en eventuele specifieke wensen hieromtrent vastgelegd.

16. Welke mogelijkheden zijn er om de overeenkomst tussentijds aan te passen of onverhoopt te beëindigen?

Het is voor individuele scholen of schoolbesturen niet mogelijk de overeenkomst tussentijds aan te passen of te beëindigen, tenzij er sprake is van wanprestatie door de leverancier.

17. Wie bepaalt het assortiment?

De projectgroep Schoolinkoop verwoordt de wensen en behoeften van de deelnemende scholen als input voor de aanbestedingsdocumenten. Het kernassortiment wordt o.a. bepaald door de in het verleden (meest) afgenomen producten.

18. Hoe groot is het kernassortiment?

Het kernassortiment bestaat uit ruim 1500 producten. Tevens wordt het kernassortiment regelmatig aangepast waarbij veel gekochte producten aan het kernassortiment worden toegevoegd met bijbehorende prijsvoordelen.

19. Kan ik ook kantoorartikelen kopen bij de gecontracteerde leverancier indien deze niet zijn opgenomen in het kernassortiment?

Naast het kernassortiment kunnen deelnemers ook gebruik maken van het catalogusassortiment (overige assortiment) van de gecontracteerde leverancier. Ook hierop gelden hoge kortingspercentages.

20. Is het mogelijk om bepaalde producten buiten de overeenkomst te houden indien we daar reeds overeenkomsten voor hebben?

Bij inschrijving voor deelname aan een aanbesteding kunt u vermelden voor welke producten u reeds een overeenkomst heeft. Deze “uitzondering” wordt vervolgens opgenomen in de aanbesteding.

Menu