Onze succesvolle werkwijze
Europees aanbesteden
Alle door Schoolinkoop uitgevoerde inkooptrajecten worden Europees aanbesteed. Schoolinkoop faciliteert en beheert vervolgens de centrale inkoop van de producten die voortkomen uit deze Europese aanbestedingen.
Europees aanbesteden is een georganiseerde manier van inkopen met wettelijke Europese richtlijnen die Schoolinkoop strikt volgt. Schoolinkoop stelt samen met een werkgroep de eisen op waaraan de in te kopen producten of diensten moeten voldoen. Deze werkgroep bestaat uit vertegenwoordigers van de deelnemende scholen.
Doordat veel scholen deelnemen aan de collectieve inkoop, kunnen kwalitatief hoogwaardige producten afgenomen worden tegen zeer gunstige voorwaarden met een veel kleinere administratieve last. Schoolinkoop voert de aanbesteding juridisch correct uit met een objectieve en transparante procedure. Hierbij loop je geen risico’s, hoef je je geen zorgen te maken over de procedure en gaan je medewerkers een veel minder tijdrovend traject in door de deskundige ondersteuning van Schoolinkoop.
Een aanbestedingstraject is in een aantal fases te verdelen:
Fase 1: Voorbereiding aanbesteding
In de eerste fase maakt Schoolinkoop samen met de werkgroep een analyse van de huidige en gewenste situatie, waarna Schoolinkoop een plan van aanpak opstelt wat aansluit bij de behoeftes van de scholen.
Fase 2: Opstellen offerteaanvraag
Schoolinkoop legt in de tweede fase alle gemaakte keuzes uit het plan van aanpak vast in een offerteaanvraag waarop leveranciers kunnen reageren.
Fase 3: Selectie en toetsen gunningscriteria
Nadat de leveranciers hun offertes hebben ingediend selecteert Schoolinkoop de meest geschikte leverancier die het best aan de gestelde eisen voldoet. Schoolinkoop legt de uiteindelijke beslissingen voor aan de werkgroep.
Fase 4: Gunnen en contracteren
Als laatste fase sluit Schoolinkoop een raamovereenkomst met de geselecteerde leverancier en wordt er een contract afgesloten voor de aanbesteedde periode.
“Centrale inkoop scheelt ons zeker tienduizenden euro’s per jaar.”
Contractmanagement
Schoolinkoop beheert alle contracten die afgesloten naar aanleiding van de aanbestedingen. Hiermee ontzorgt Schoolinkoop de scholen en zorgt Schoolinkoop ervoor dat de leverancier de gemaakte afspraken nakomt. De leverancier levert de Service Level Agreement (SLA) rapportages en facturen waarin de feitelijke kosten en efficiency van jouw faciliteiten zijn af te lezen. In de praktijk blijkt echter dat deze SLA’s bij veel scholen vragen oproepen. Schoolinkoop ondersteunt scholen hierbij. Goed contractmanagement voorkomt extra rekeningen die feitelijk deel uitmaken van de overeenkomst.
Periodiek controleert Schoolinkoop de status van relevante contracteren. Hierbij wordt o.a. gecontroleerd of de leverancier zich houdt aan zijn contractuele verplichtingen, of alles goed is afgedekt in de contracten en of het loont om contracten open te breken of te verlengen. Daarnaast analyseert en controleert Schoolinkoop de door de leverancier gegenereerde rapportages. Dit wordt verwerkt in een managementrapportage. Op basis van deze gegevens geeft Schoolinkoop pro-actief advies om tot een optimale dienstverlening met de leverancier te komen en communiceren dit namens jou aan de leverancier.
Verder controleert Schoolinkoop de periodieke facturen intensief. In de praktijk blijkt dat deze facturen vaak niet op juistheid worden gecontroleerd. Dit omdat het moeilijk is om onderliggende data beschikbaar te krijgen en het vaak niet bekend is welke kosten volgens het contract gefactureerd mogen worden. Met de expertise van Schoolinkoop op het gebied van aanbestedingen en contractuele voorwaarden ondersteunen we scholen hierbij.
